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KI-Automatisierung mit menschlicher Freigabe
KI kann Dokumente auslesen, Anliegen einordnen und Texte vorbereiten. Wir verbinden diese Teilaufgaben mit Ihren Arbeitsabläufen und einer fachlichen Prüfung. Modelle, Verarbeitung und Freigaben werden im Projekt festgelegt.
Das Prinzip: Entwurf von der Maschine, Entscheidung vom Menschen
Für jede KI-Aufgabe legen wir fest, welche Daten eingehen, wie das Ergebnis geprüft wird und wo die Verarbeitung endet. Ein plausibler Text oder Wert ist noch kein geprüftes Ergebnis. Erkannte Unklarheiten erhalten einen Prüfhinweis; weitere Fehler können trotz unauffälliger Ausgabe vorhanden sein.
- KI bereitet vor: Texte, Sortierung, Zusammenfassung, Kategorien
- Regeln entscheiden bei klaren Fällen: Duplikate, Grenzwerte, Pflichtfelder
- Menschen geben frei, wo etwas nach außen geht: Versand, Buchung, Zahlung, Zusage, Freischaltung, Entzug
- Unsichere Felder werden markiert: Status ungeprüft plus konkreter Hinweis, was zu prüfen ist
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Workflow-Szenarien
Durchgängige Abläufe mit Schrittfolgen: Anfrage bis Rechnung, Dokumente und HR.
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Tools und Schnittstellen
Mögliche Verbindungen zwischen E-Mail, CRM, Buchhaltung und internen Apps.
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n8n als Verbindungsschicht
Auslöser, Fehlerwege und Freigaben sitzen in n8n. Die KI ist eine Schicht darin, nicht der ganze Ablauf.
Modelle, Daten und Betriebsorte vorab klären
Bei der Auswahl prüfen wir Modell, Anbieter und Verarbeitungssysteme. EU-Verarbeitung und Open-Source-Modelle können Anforderungen des Projekts erfüllen; entscheidend sind die konkrete Bereitstellung, beteiligte Dienste und vertragliche Bedingungen. Datenumfang, Betriebs- und Sicherungsorte, Zugriff, Aufbewahrung und eine nötige Auftragsverarbeitung werden vor der Nutzung geklärt.
- EU-Verarbeitung und Open-Source-Optionen passend zu den Anforderungen prüfen
- Modellanbieter und beteiligte Dienste samt Verarbeitungsorten festlegen
- Zugangsdaten liegen in der Instanz, nicht in Chats
- Zugriffe nach Personen, Widerruf nach Projektende
- Datenverwendung und mögliche Trainingsnutzung der gewählten Dienste vorab klären
Vier allgemeine Beispiele für KI im Arbeitsablauf
Diese allgemeinen Szenarien zeigen mögliche Anwendungen, keine freigegebenen Kundenreferenzen. Jedes Muster verbindet die Aufbereitung mit einer fachlichen Prüfung vor verbindlichen Schritten.
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Aufnehmen
Audio landet im Ablauf, automatisch in Stücke geteilt.
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Verschriften
Spracherkennung schreibt das Gespräch mit Sprechertrennung.
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Zusammenfassen
KI erstellt eine interne und eine neutrale Fassung für außen.
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Freigabe
FreigabeEin Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas versendet wird.
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Ablegen
Geprüfte Fassung und Freigabestand werden dem Vorgang zugeordnet.
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Hinweis kommt rein
Nachricht oder Datei aus dem Arbeitsalltag.
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KI liest mit
Modell zieht Personen, Firmen und Anliegen heraus.
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Bestand prüfen
Abgleich mit vorhandenen Kontakten und Firmen.
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Anlegen oder ergänzen
FreigabeNeu nur, was fehlt. Sonst wird ergänzt.
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CRM ist aktuell
Kontakt, Firma und Verlauf sitzen an einer Stelle.
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Beleg kommt rein
Identische Dateien per Prüfsumme erkennen. Weitere mögliche Dubletten anhand geeigneter Rechnungsmerkmale prüfen.
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Auslesen
Texterkennung liest Beträge, Daten und Nummern aus.
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Einordnen
KI schlägt Kategorie und Steuer vor. Erkannte Unsicherheiten werden markiert; die fachliche Prüfung bleibt nötig.
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Prüfen und freigeben
FreigabeEntwurf in der Buchhaltung, ein Mensch gibt frei.
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Verbuchen
Erst nach Freigabe wird der Beleg verbindlich.
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Anlass steht
Onboarding oder Ticket liefert den Kontext.
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Entwurf
KI schreibt den Text aus dem Vorgang, mit den offenen Punkten.
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Freigabe
FreigabeEin Mensch prüft Ton und Inhalt.
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Versand
Erst danach geht die Nachricht raus.
Wo KI bewusst nicht entscheidet
Manche Schritte bleiben Handarbeit mit Systemunterstützung. Angebote mit Bindungswirkung, Zahlungen, Kündigungen und alles, was schwer rückgängig zu machen ist, braucht eine Person. Die KI liefert die Vorlage, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
- Kein automatischer Versand an Kunden ohne Freigabe
- Keine Buchung oder Zahlung ohne Prüfung
- Keine Zusagen zu Terminen oder Preisen ohne Mensch
- Kein Entzug von Zugängen ohne Freigabe
- Jeder Vorgang bleibt nachvollziehbar mit Zeit und Status
Häufige Fragen
Welche KI-Modelle setzen Sie ein?
Das richtet sich nach Aufgabe, Daten und Betriebsanforderungen. Wir prüfen passende Modelle und Anbieter einschließlich EU-Verarbeitung und Open-Source-Optionen. Die konkrete Auswahl, Verarbeitungsorte und beteiligten Dienste werden im Projekt vereinbart.
Wie wird eine Trainingsnutzung unserer Daten behandelt?
Die zulässige Datenverwendung wird vor dem Einsatz festgelegt. Dazu prüfen wir die Bedingungen und Einstellungen der gewählten Anbieter, eine mögliche Trainingsnutzung sowie Aufbewahrung und Löschung. Vertrauliche Daten werden erst über den vereinbarten Projektweg bereitgestellt.
Was passiert, wenn die KI unsicher ist?
Erkannte Unsicherheiten erhalten einen Prüfhinweis, zum Beispiel zur Rechnungsnummer oder zum Fälligkeitsdatum. Auch plausibel wirkende, nicht markierte Angaben können falsch sein und benötigen die vereinbarte fachliche Prüfung.
Kann die KI bei uns auch ohne Freigabe senden?
Nur dort, wo das Risiko es erlaubt und Sie es schriftlich so wollen, etwa bei rein internen Hinweisen. Alles, was nach außen geht oder Geld bewegt, bleibt an eine Freigabe gebunden.
Wo sehe ich, was die KI getan hat?
Jeder Vorgang bekommt einen Protokolleintrag mit Zeit und Status. Entwürfe, Freigaben und Versand bleiben damit belegbar.
Quellen und Dokumentation: DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689
Wenn ein Ablauf in Ihrem Team Zeit frisst, beschreiben Sie ihn. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.