Eingangsrechnungen auslesen und zur Prüfung vorbereiten

Wann dieser Ablauf hilft

Das Beispiel passt, wenn Rechnungen aus Postfach und Uploads manuell heruntergeladen, umbenannt und mehrfach übertragen werden. Es verbindet Dokumenteingang und Buchhaltung, ohne jede Rechnung ungeprüft zu verbuchen. Zuerst wird geprüft, welche Erfassungs- und Exportfunktionen Ihre Buchhaltungssoftware bereits hat und an welcher Stelle zusätzliche Automatisierung hilft.

Benötigte Daten, Systeme und Rollen

• Freigegebener Belegeingang, Originaldokumente und eine dokumentierte Ablage mit passenden Zugriffsrechten.
• Lieferantenstammdaten, Auftrags- oder Kostenstellenbezug und die mit der Buchhaltung vereinbarten Prüfregeln.
• Ein tatsächlich verfügbarer Übergabeweg zur Buchhaltungssoftware. Schnittstelle, Exportformat, Edition und Berechtigungen werden vorab geprüft.
• Fachlich zuständige Buchhaltung beziehungsweise Steuerberatung für Kontierung, Steuerbehandlung und Freigabe; eine operative Person klärt fehlende Belege.

Was automatisch läuft und wer entscheidet

Automatisch laufen können Einsammeln, Texterkennung, Dublettenhinweise und die Vorbereitung von Zuordnungen. Eine erkannte Zahl ist noch keine fachlich richtige Buchung. Menschen prüfen die Leistung, die steuerliche Behandlung und unklare Abweichungen. Ob nach Freigabe ein Entwurf übergeben oder eine weitere Aktion ausgelöst wird, hängt vom vereinbarten Umfang und den geprüften Systemrechten ab.

Ausnahmen, Fehler und Abbruch

• Unleserliches Dokument, fehlende Angaben oder unstimmige Summen: Mit Original und Fehlergrund in eine betreute Fehlerablage geben. Fehlende Werte nicht schätzen.
• Gleiche Rechnung als Scan und PDF: Eine Dateiprüfsumme allein reicht nicht. Lieferant, Nummer und Betrag ergänzen die Dublettenprüfung; unklare Treffer bleiben zur Sichtung.
• Übergabe unklar oder unterbrochen: Vor Wiederholung im Zielsystem nach der Belegreferenz suchen. So wird aus einer technischen Wiederholung keine doppelte Buchung.

Sinnvoller Einstieg und Abnahme

Beginnen Sie mit einem Belegeingang und einer klaren Dokumentart. Für die Abnahme gehören ein sauberer Beleg, eine zweite Dateiversion derselben Rechnung, ein unleserlicher Scan und eine unterbrochene Übergabe dazu. Jedes Dokument muss im Original auffindbar sein; unsichere Felder und Dubletten dürfen nicht unbemerkt weiterlaufen. Die Buchhaltung bestätigt die fachlichen Kriterien.

Passende Abläufe und Umsetzung

• Dokumentenautomatisierung

  Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung auch für weitere Dokumentarten.

• Buchhaltungsschnittstellen

  Den tatsächlich nutzbaren Weg zu Lexware, DATEV oder Ihrem Zielsystem prüfen.

• Reporting aus geprüften Daten

  Buchhaltungsstände nachvollziehbar in betriebliche Berichte übernehmen.

Häufige Fragen